Personalizácia ERP systému je kľúčovým faktorom úspechu digitalizácie firemných procesov. Nejde len o výber softvéru, ale o to, ako dobre sa systém prispôsobí konkrétnym potrebám vášho tímu, odvetvia a rastu. V článku vám ukážeme, čo všetko sa dá v informačnom systéme Money ERP prispôsobiť, prečo sa jedno univerzálne riešenie nehodí pre všetkých a ako vyzerá úspešná personalizácia v praxi.
Personalizácia ERP systému znamená prispôsobenie softvéru konkrétnym používateľom, tímom a procesom vo firme. Prebieha zvyčajne na úrovni konfigurácie (bez nutnosti programovania) a môže ju vykonávať správca, konzultant alebo aj samotný používateľ. Výsledkom je efektívnejšia práca a systém, ktorý zodpovedá reálnym potrebám firmy.
Prečo jedno ERP riešenie nestačí pre všetkých
Každá firma je iná. Líši sa nielen odborom, ale aj veľkosťou, spôsobom práce, organizačnou štruktúrou a tempom rastu. To, čo dokonale funguje v jednej spoločnosti, môže byť v inej neefektívne alebo dokonca kontraproduktívne. A práve tu narážame na limity tzv. univerzálnych ERP systémov.
Unikátne procesy a priority
Zatiaľ čo e-shop potrebuje rýchle napojenie na sklad a automatickú fakturáciu, zákazková firma kladie dôraz na správu zákaziek, CRM a plánovanie servisných výjazdov. Predstava, že jeden prednastavený ERP systém bude vyhovovať všetkým, je preto nereálna.
Technológia musí rešpektovať prax
Úspešná implementácia ERP systému nestojí len na technickej stránke, ale predovšetkým na súlade s firemnou realitou. Ak softvér núti ľudí meniť svoje pracovné návyky a prispôsobovať sa systému, namiesto toho, aby sa systém prispôsobil im, zlyhá. Výsledkom býva nízka motivácia zamestnancov, nedôsledné používanie alebo hľadanie skratiek mimo systém.
Ako ERP systém prispôsobiť
Money ERP patrí medzi tzv. modulárne ERP systémy. Tento podnikový informačný systém ponúka dve varianty a obe zákazníkom poskytujú dostatočnú mieru flexibility a personalizácie ERP systému.
| Money S4 | Money S5 |
| Výber z 36 modulov | Funkcie ako v Money S4 |
| Rýchla implementácia ERP systému | Customizácia ERP systému o funkcie na mieru |
| Dostupná cena s možnosťou prenájmu |
Používateľské rozhranie
Moderný ERP systém musí byť nielen funkčný, ale aj prehľadný. V Money ERP je možné pracovné prostredie upraviť podľa konkrétnych rolí, oddelení alebo aj individuálnych preferencií.
- Pracovné plochy je možné prispôsobiť konkrétnym činnostiam daného používateľa.
- Každý zamestnanec si môže nastaviť vlastné východzie prehľady, skratky a filtre.
- Riadiaci pracovníci si často definujú vlastné prehľady s kľúčovými metrikami.
- Obchodníci si pripravia rýchly prístup k svojim zákazníkom, objednávkam a plánovaným schôdzkam.
Tlačové zostavy a reporty
Každá firma potrebuje niečo iné – niektorá vyžaduje detailné reporty pre vedenie, iná si zakladá na profesionálne vyzerajúcich ponukách alebo dokladoch. Money ERP umožňuje:
- tvorbu vlastných zostáv bez nutnosti programovania,
- úpravu existujúcich šablón podľa firemných štandardov,
- prispôsobenie výstupov rôznym príjemcom – zákazníkom, dodávateľom, účtovníkom alebo manažérom.
Pomocou modulu PrintCard možno na predajných alebo dopravných štítkoch meniť napríklad grafické prvky alebo tlačené informácie.
Workflow a schvaľovacie procesy
Proces schvaľovania faktúr, objednávok alebo zákaziek býva v každej firme iný. Money ERP preto umožňuje:
- nastaviť ľubovoľný počet schvaľovacích krokov,
- prispôsobiť workflow štruktúrovaným pravidlám alebo organizačným schémam,
- odosielať automatické notifikácie na e-mail alebo do systému príslušným osobám,
- priraďovať úlohy jednotlivým pracovníkom s termínmi plnenia.
Polia a formuláre
Niektoré firmy potrebujú evidovať údaje, ktoré vo východiskovom ERP systéme nie sú – napríklad typ certifikácie, šírku materiálu, poznámky k dodávke alebo kód interného skladu.
- V Money ERP možno pridať vlastné polia do akéhokoľvek formulára.
- Formuláre je možné prispôsobiť konkrétnym oddeleniam – napríklad obchodníci vypĺňajú iné údaje než účtovné oddelenie.
- Polia môžu byť povinné, podmienené alebo mať rôzne formáty (výberové pole, checkbox, číselník…).
Ako si firmy prispôsobujú Money ERP
Personalizácia ERP systému je pre mnohé firmy kľúčom k rýchlejším procesom, menšej chybovosti a schopnosti zvládnuť rast. Pozrime sa na dva konkrétne príklady z praxe.
Veríme v Zábavu hľadalo modulárny ERP systém
Slovenská spoločnosť Veríme v Zábavu, špecializujúca sa na výrobu a inštaláciu detských a workoutových ihrísk, sa potýkala s rastúcim objemom zákaziek, ktoré už nebolo možné efektívne spravovať pomocou násteniek a tabuliek. Implementáciou Money ERP získali:
- prehľadnú evidenciu zákaziek,
- znížili chybovosť
- a zrýchlili procesy spojené s evidenciou, obchodom aj výrobou.
„Urobili sme si prehľad dostupných dodávateľov a priebežným filtrovaním nám ako najlepšia voľba zostalo Money ERP od Seyforu. Nielenže systém obsahoval všetky nami požadované funkcie okolo zákaziek, ale tiež nás zaujala jeho modularita. Vďaka nej môžeme časom do systému doplniť funkcie, ktoré budeme s ďalším rastom potrebovať,“ hovorí Jakub Varta, dizajnér vo firme Veríme v Zábavu.
Reptisk zvláda sezónny nápor vďaka ERP systému na mieru
Tlačiareň Reptisk.cz, zameraná na výrobu darčekových predmetov s fotografiami od zákazníkov, čelila extrémnemu sezónnemu zaťaženiu, keď väčšinu ročných tržieb realizuje počas niekoľkých týždňov pred Vianocami. Prechodom na Money S5 a využitím modulov ako Mobile alebo Order Manager dosiahli úplnú automatizáciu procesov, čím skrátili čas vybavenia objednávky na 15 sekúnd.
„Money S5 je náš centrálny mozog. Má výbornú automatizáciu, takže za nás všetku rutinu rieši na pozadí a my sa počas špičky môžeme sústrediť na odbavovanie jednej objednávky za druhou. V kombinácii so čítačkami a ďalšími voliteľnými modulmi nám Money S5 umožňuje hladko vybavovať čoraz viac a viac objednávok,“ vysvetľuje Marek Pavlišta, obchodný riaditeľ spoločnosti Reptisk.cz.
Prečo je flexibilita ERP systému kľúčom k rastu firmy
ERP systém nie je len nástrojom na „evidenciu“. Je to chrbtová kosť firemných procesov – a ako taká musí byť dostatočne pružná. Flexibilita a možnosť prispôsobenia ERP systému rozhodujú o tom, či sa systém stane vašou konkurenčnou výhodou, alebo prekážkou.
Firmy sa menia. ERP systém musí držať krok
Každá spoločnosť sa časom vyvíja – rozširuje sortiment, mení organizačnú štruktúru, otvára nové pobočky alebo vstupuje na nové trhy. ERP systém, ktorý umožňuje pružné nastavenie, sa dokáže týmto zmenám prispôsobiť bez potreby zásahu vývojárov.
Vo firmách, kde chýba táto flexibilita, sa často deje pravý opak – zamestnanci hľadajú skratky, obchádzajú systém alebo vedú dôležité dáta mimo neho. Tým strácate prehľad, efektivitu aj kontrolu.
Automatizácia podľa vašich pravidiel
Vďaka prispôsobiteľnému workflow v Money ERP si každá firma môže nastaviť procesy tak, ako ich skutočne potrebuje:
- automatické akcie pri splnení definovaných podmienok,
- prehľadné schvaľovanie podľa firemnej hierarchie,
- upozornenia na nedokončené kroky alebo chýbajúce údaje,
- prepojenie úloh medzi tímami v reálnom čase.
Vlastná štruktúra dát pre lepšie rozhodovanie
Manažérske rozhodovanie stojí na presných a aktuálnych dátach. Preto napríklad modul Business Intelligence v Money ERP umožňuje firmám získať prehľadné, vizuálne a dynamické reporty o dianí vo firme – bez čakania na ručne spracované výstupy od jednotlivých oddelení.
- Manažéri si môžu jednoducho zostaviť vlastné dashboardy – napríklad s prehľadom tržieb, výkonnosti obchodníkov alebo obratov na sklade.
- Reporty je možné filtrovať podľa oddelení, produktových radov, zákazníkov či regiónov – presne podľa aktuálnych potrieb.
- Dáta sa zobrazujú v reálnom čase, čo zaisťuje rýchlu orientáciu a okamžitú reakciu na zmeny.
3 výhody prispôsobenia priamo v Money ERP
Jedným z najväčších benefitov Money ERP je, že úpravy systému nemusia prebiehať zložitým a nákladným vývojom na zákazku. Všetko potrebné možno často nastaviť priamo v systéme – rýchlo, prehľadne a s pomocou vyškoleného konzultanta.
1. Personalizácia bez drahého vývoja
Zatiaľ čo iné systémy vyžadujú individuálny vývoj nových funkcií, modulárna architektúra Money ERP môže rásť spolu s firmou – a to bez nákladného preprogramovania.
- Potrebujete riadiť servis? Stačí pridať modul Servis.
- Chcete mať prehľad o záručných lehotách? Modul Reklamácie je pripravený.
- Potrebujete pravidelne fakturovať služby? Zmluvy a pravidelná fakturácia to zvládnu.
- Plánujete e-shop alebo napojenie na externé systémy? K dispozícii je E-shop konektor PLUS, API rozhranie alebo EDI komunikácia.
TIP: A ak ponuka modulov nebude stačiť, nemusíte implementovať nový ERP systém – Money ERP sa prispôsobí na mieru vo verzii Money S5.
2. Jednotné prostredie bez ďalších integrácií
Firmy často riešia prispôsobenie systému tým, že využívajú externé aplikácie – napríklad na schvaľovanie, reporting alebo správu dokumentov. To však znamená:
- nutnosť spravovať viac systémov,
- zložitejšie školenie zamestnancov,
- vyššie riziko nekompatibility alebo straty dát.
PLUS: Aj keď Money ERP zvládne mnoho funkcií samo, ide o otvorený systém, ktorý je možné vďaka API a ďalším možnostiam prepojiť s riešeniami tretích strán – ako sú e-shopy, fakturačné programy alebo CRM.
3. Úpravy bez programátora
Vďaka prehľadnému rozhraniu a dostupnej dokumentácii možno väčšinu prispôsobení realizovať bez znalosti programovania. Money ERP umožňuje:
- prispôsobiť pracovné prostredie jednotlivým používateľom,
- upraviť tlačové výstupy, zostavy alebo dashboardy,
- definovať vlastné polia, filtre, pravidlá a workflow.
Tým pádom netreba dlho čakať na vývojový tím ani platiť za každú drobnú zmenu.
ERP systém, ktorý rastie s vami
Personalizácia ERP systému nie je nadštandard – je to základný predpoklad, že systém skutočne podporí vaše podnikanie.
S Money ERP si vyskladáte vlastný systém podľa svojich potrieb – či už dnes, alebo v budúcnosti. Akonáhle sa vaše podnikanie rozrastie, jednoducho doplníte nové moduly, rozšírite počet používateľov alebo prispôsobíte workflow. Bez nutnosti meniť celý systém.
Pripravení na ďalší krok? Zistite, ako môže vyzerať Money ERP vo vašej firme. Dohodnite si nezáväznú konzultáciu s naším odborníkom a spoločne prejdeme možnosti prispôsobenia systému vašim konkrétnym potrebám.
