U výběru ERP systému jste obvykle jednou, maximálně dvakrát za život. Proto je logické, že v této oblasti nemáte tolik zkušeností, jak by se vám hodilo. V článku najdete tipy z praxe, které vám výběr usnadní.
Co je to ERP systém
ERP je komplexní podnikový software, který automatizuje procesy a pomáhá s chodem celé firmy. Díky tomu všichni zaměstnanci pracují ve stejném systému. ERP systém totiž obsahuje specializované funkce pro manažery, účetní, logistiky, personalisty, marketingové specialisty a mnohé další pracovníky.
Zkratka ERP znamená Enterprise Resource Planning – plánování podnikových zdrojů.
Jak se liší ERP od účetního systému
Účetní software obvykle využívají menší firmy primárně na vedení účetnictví. ERP systém je mnohem rozsáhlejší – kromě účetnictví obsahuje i všechny další firemní agendy. Nejčastěji slouží středním a větším firmám. Proto jsou ERP softwary, jako například Money S4 a Money S5, robustní a zvládnou velké objemy dat a mnoho současně pracujících uživatelů.
Jak se liší ERP od CRM
CRM je specializovaný software pro řízení vztahů se zákazníky. Obchodníci do něj například zapisují všechny e-maily a telefonáty s klienty. Slouží také k přehledné evidenci obchodních případů. Jak jsme už zmínili, ERP je software pro celkové řízení firmy a obvykle obsahuje i funkce ze CRM.
Jak vybírat ERP systém
Asi celosvětově nejznámějším ERP systémem je SAP, který je oblíbený hlavně mezi nadnárodními korporacemi. Pro mnoho firem je však jako „kanón na vrabce“.
Každá společnost má totiž jiné požadavky a jiné cenové možnosti. Abyste vybrali správně, musíte si nejdřív ujasnit, co potřebujete. Proto je vhodné sestavit tým, ve kterém jsou zastoupení pracovníci ze všech oddělení. Vedoucím týmu je zkušený zaměstnanec, který zná perfektně firemní procesy.
Dalším krokem týmu je shromáždění požadavků všech oddělení. Pokud už software máte, ale nestačí vám, sepište si, které funkce v něm chybí a které používáte – a tudíž by měly být i v novém ERP. Nezapomeňte také myslet do budoucna. Vaše podnikání se bude měnit a možná časem budete potřebovat další funkce.
Kritéria výběru
Dál si sepište kritéria výběru. U většiny firem obsahují:
- splnění požadavků na funkčnost,
- cenu,
- zákaznickou podporu ze strany dodavatele,
- historii dodavatele.
Nyní si určete, jakou váhu přikládáte jednotlivým kritériím – každému přidělte konkrétní číselnou hodnotu. Podle kritérií pak obodujte dodavatele – snadněji je mezi sebou porovnáte.
TIP: Nejdůležitějším kritériem by neměla být cena. Nízké pořizovací náklady jsou příjemné, ale na prvním místě je funkčnost. Systém budete používat každý den po řadu let a potřebujete, aby uměl to, co od něj požadujete.
Postřehy z praxe: na co se zeptat
Potenciálních dodavatelů se zeptejte, jestli mají zkušenosti s implementacemi ve vašem oboru. Každé odvětví má svá specifika, a pokud už daný ERP systém má nasazený někdo z vaší branže, je pravděpodobnější, že splní i vaše požadavky.
Také si zjistěte, jestli se dá ERP systém propojit s vaším e-shopem nebo dalšími softwary. Tedy že má tzv. API konektor, který propojení umožňuje.
V některých oborech jsou totiž firmy zvyklé používat speciální softwary, které vhodně doplňují funkčnost ERP. Například ve stavebnictví to jsou rozpočtové softwary, ve kterých společnosti naceňují stavební zakázky. Potřebujete jistotu, že ERP propojíte s dalšími systémy, které už používáte, případně že půjdou propojit v budoucnu, kdybyste specializované softwary začali potřebovat.
Instalace ERP softwaru
Jakmile vyberete dodavatele, domluvíte se na podmínkách a podepíšete smlouvu, následuje nasazení systému. Na rozdíl od jednoduchých programů si ERP nikdy neinstalujete sami.
Nejdřív za vámi přijde konzultant od dodavatele, který zmapuje vaše procesy a vymyslí, jak stará data nejlépe převést do ERP systému. Poté vám na míru připraví plán implementace. Součástí bývá i školení uživatelů.
Kde zjistím víc informací?
V článku jsme nastínili základní pravidla výběru ERP softwaru. Další užitečné tipy, které se už do textu nevešly, najdete v bezplatném e-booku Jak vybrat ERP systém. Na 31 stránkách detailně rozebíráme proces výběru a popisujeme, kterým chybám se vyhnout.
