V předchozím díle vám náš seriál o implementaci podnikového informačního systému poradil, na jaké otázky je třeba se ptát při shromažďování požadavků. Pokud již nyní máte kritéria připravená, můžeme se přesunout k samotnému výběru ERP systému.
Je vámi vybraný podnikový informační systém určen pro váš obor?
Nejjednodušším způsobem hledání vhodného řešení je prosté surfování na internetu a webových stránkách jednotlivých dodavatelů, kde často naleznete reference a případové studie z různých oborů. Tyto zdroje je vhodné doplnit studiem prospektů od dodavatelů nebo odborných časopisů. Užitečným je i poptat se přímo jiných firem působících ve stejné oblasti; zde můžete kromě informací o podnikovém systému zjistit i praktické zkušenosti s jeho používáním.
Mějte ale na paměti, že nelze od jednoho podnikového systému očekávat stejné výsledky ve dvou různých firmách.
Velkou část práce s výběrem ERP systému vám ušetří i dobře vybraný výběrový tým. Ten vám pomůže s následujícími body:
- přesná definice kritérií,
- vytipování možných dodavatelů,
- provedení selekce a určení nejvhodnějšího kandidáta.
Názor výběrového týmu je velmi hodnotný už jen proto, že jeho členové jsou z různých oddělení a celková shoda tak pokrývá všemožné agendy napříč firmou.
Jakou má vaše firma velikost?
Neméně důležitým kritériem pro výběr by měla být i velikost vašeho podniku. Jiné potřeby totiž bude mít rodinná firma o patnácti zaměstnancích, a jiné naopak velká korporace provozující více závodů v různých státech. Právě zde tkví riziko bezhlavého přebírání řešení od jiných společností, byť mohou být ze stejného oboru.
Informační systém určený pro velké společnosti vás totiž může zahltit funkcemi a nástroji, které nebudete moci využít. Naopak velká firma s řešením pro menší podniky může postrádat řadu důležitých funkcionalit. Pozor si dejte i na zkušenosti vybraného dodavatele s vývojem řešení pro podniky vaší velikosti, případně se ujistěte, zda nabízí více systémů pro různé velikosti firem.
Jaké funkce v ERP systému jsou nezbytné a jaké naopak zbytné?
Moderní informační systémy obvykle nabízejí velký výběr funkcí, modulů a nástrojů včetně specializovaných řešení pro konkrétní obory. Zde myslete na potřebu nalézt rovnováhu mezi potřebami svého podniku a délkou i náklady na implementaci. Každý další modul, nástroj či zakázková úprava totiž zvýší nejen finanční náročnost, ale také prodlouží implementační proces.
Proto důrazně doporučujeme si funkce vybraného informačního systému rozdělit na nezbytné a zbytné:
- nezbytné funkce a nástroje: potřebujete je již v okamžiku přechodu do ostrého provozu
- zbytné funkce a nástroje: můžete je doimplementovat později v závislosti na potřebě.
Toto rozdělení vám umožní vyhnout se situaci, kdy celá implementace vázne kvůli jednomu modulu, který ale nutně nepotřebujete a po nějakou dobu se bez něj pohodlně obejdete.
Zvládne informační systém napojení řešení třetích stran?
ERP systémy jen málokdy fungují ve vakuu a je velmi pravděpodobné, že v praxi jej budete využívat v kombinaci s jinými systémy či aplikacemi. Proto je na místě se ptát dodavatele, zda jím nabízené řešení umožňuje připojení software třetích stran, což vám do budoucna ušetří mnoho práce s ručním přenášením dat mezi dvěma systémy.
Rovněž si tak vytvoříte prostor pro další rozšiřování systému o další externí nástroje či aplikace (např. při růstu firmy, přidání nového oddělení či rozhodnutí vstoupit i do jiných oborů).
Jaké má ERP systém nároky na provoz a implementaci?
V neposlední řadě nezapomeňte zjistit, jaké má vámi vybraný informační systém nároky na provoz a jak dlouho vlastně jeho implementace potrvá. Zde mějte na paměti, že čím rozsáhlejší ERP systém pořizujete, tím delší jeho zavádění bude. Případné zakázkové úpravy pokrývající specifika vaší firmy pak celý proces ještě prodlouží a zvýší náklady i náročnost.
Nemyslete přitom jen v rovině finanční zátěže – implementace si vyžádá mnoho času i práce, a zúčastnění zaměstnanci nebudou mít příliš kapacit pro jiné úkoly.
Shrnutí na závěr
Sečteno a podtrženo, při výběru podnikového systému byste se měli ptát na následující otázky:
- Je daný ERP systém určený pro můj obor a velikost firmy?
- Má dodavatel s mým oborem zkušenosti?
- Umožňuje nabízený systém integraci řešení třetích stran?
- Jaké jsou nároky na provoz a implementaci?
- Je daný systém on-premise nebo SaaS?
- Je poskytovatel stabilní a poskytuje záruky?
Pokud jste všechny tyto otázky zodpověděli uspokojivě, můžete zahájit jednání s dodavatelem. O tom, na co při kontaktu s ním nezapomenout a co mít na paměti, pojednáme v následujícím díle.
